EKONOMI KERAKYATAN DALAM ERA GLOBALISASI

Banyak orang berpendapat bahwa sejak krismon 1997 Indonesia telah men*jadi korban Arus besar �globalisasi� yang telah menghancur-leburkan sendi-sendi kehidupan termasuk ketahanan moral bangsa. �Diagnosis� tersebut menurut pendapat kami memang benar dan kami ingin menunjukkan di sini bahwa kecemasan dan keprihatinan kami sendiri sudah berumur 23 tahun sejak kami menyangsikan ajaran-ajaran dan paham ekonomi Neoklasik Barat yang memang cocok untuk menumbuhkan ekonomi (ajaran efisiensi) tetapi tidak cocok untuk mewujudkan pemerataan (ajaran keadilan). Pada waktu itu (1979) kami Ajukan ajaran ekonomi Alternatif yang kami sebut Ekonomi Pancasila. Pada tahun 1981 konsep Ekonomi Pancasila dijadikan �Polemik Nasional� selama 6 bulan tetapi selanjutnya digemboskan dan ditenggelamkan.

Kini 21 tahun kemudian, kami mendapat banyak undangan ceramah/seminar tentang ekonomi kerakyatan yang dianggap kebanyakan orang merupakan ajaran baru setelah konsep itu muncul secara tiba-tiba pada era reformasi. Kami ingin tegaskan di sini bahwa konsep ekonomi kerakyatan bukan konsep baru. Ia merupakan konsep lama yaitu Ekonomi Panca*sila, namun hanya lebih ditekankan pada sila ke 4 yaitu kerakyatan yang di*pimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam permusyawaratan/perwakilan. Inilah Asas demokrasi ekonomi sebagaimana tercantum pada penjelasan pasal 33 UUD 1945, yang oleh ST MPR 2002 dijadikan ayat 4 baru.

Mengapa tidak dipakai konsep Ekonomi Pancasila? Sebabnya adalah kata Pancasila telah �dikotori� oleh Orde Baru yang memberi tafsiran keliru dan selanjutnya �dimanfaat*kan� untuk kepentingan penguasa Orde Baru. Kini karena segala ajaran Orde Baru ditolak, konsep Ekonomi Pancasila juga dianggap tidak pantas untuk disebut-sebut lagi.

Pada buku baru yang kami tulis di AS bersama seorang rekan Prof. Daniel W. Bromley �A Development Alternative for Indonesia�, bab 4 kami beri judul The New Economics of Indo*nesian Development: Ekonomi Pancasila, dengan isi (1) Partisipasi dan Demokrasi Ekonomi, (2) Pembangunan Daerah bukan Pembangunan di Daerah, (3) Nasionalisme Ekonomi, (4) Pendekatan Multidisipliner dalam Pembangunan, dan (5) Pengajaran Ilmu Ekonomi di Universitas. Kesimpulan kami tetap sama seperti pada tahun 1979 yaitu bahwa hanya dalam sistem Ekonomi Pancasila, keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia dapat dicapai yaitu melalui etika, kemanusiaan, nasionalisme, dan demokrasi/kerakyatan. Berikut kami sampaikan terjemahan bab terakhir (bab 5) Summary and Implications dari buku kami tersebut.
Ringkasan dan Implikasi

Kami telah menelusuri sejumlah masalah yang sungguh memprihatinkan. Kegusaran utama kami adalah bahwa kebijaksanaan pembangunan Indonesia telah dipengaruhi secara tidak wajar dan telah terkecoh oleh teori-teori ekonomi Neoklasik versi Amerika yang Agresif khususnya dalam ketundukannya pada aturan-aturan tentang kebebasan pasar, yang keliru menganggap bahwa ilmu ekonomi adalah obyektif dan bebas nilai, yang menunjuk secara keliru pada pengalaman pembangunan Amerika, dan yang semuanya jelas tidak tepat sebagai obat bagi masalah-masalah yang dihadapi masyarakat Indonesia dewasa ini.

Pakar-pakar ekonomi Indonesia yang memperoleh pendidikan ilmu ekonomi �Mazhab Amerika�, pulang ke negerinya dengan penguasaan peralatan teori ekonomi yang abstrak, dan serta merta merumuskan dan menerapkan kebijakan ekonomi yang menghasilkan pertumbuhan, yang menurut mereka juga akan membawa kesejahteraan dan kebahagiaan bagi rakyat dan bangsa Indonesia.

Para �teknokrat� ini bergaul akrab dengan pakar-pakar dari IMF dan Bank Dunia, dan mereka segera tersandera ajaran dogmatis tentang pasar, dengan alasan untuk menemukan �lembaga dan harga-harga yang tepat�, dan selanjutnya menggerakkan mereka lebih lanjut pada penelitian-penelitian dan arah kebijaksanaan yang memuja-muja persaingan atomistik, intervensi pemerintah yang minimal, dan menganggung-agungkan keajaiban pasar sebagai sistem ekonomi yang baru saja dimenangkan. Doktrin ini sungguh sangat kuat daya pengaruhnya terutama sejak jatuhnya rezim Stalin di Eropa Tengah dan Timur dan bekas Uni Soviet. Nampaknya sudah berlaku pernyataan �kini kita semua sudah menjadi kapitalis�. Sudahkah kita sampai pada �akhir sejarah ekonomi?�. Belum tentu.

Keprihatinan kita yang kedua adalah bahwa pertumbuhan pendapatan nasional per kapita sebenarnya merupakan indikator paling buruk dari kemajuan serta pembangunan ekonomi dan sosial yang menyeluruh. Bagi mereka yang bersikukuh bahwa Indonesia harus terus mengejar pertumbuhan ekonomi sekarang, dan baru kemudian memikirkan pembagiannya dan keberlanjutannya, kami ingin mengingat*kan bahaya keresahan politik yang sewaktu-waktu bisa muncul. Kami secara serius menolak pendapat yang demikian. Suatu negara yang kaya dan maju berdasarkan sebuah indikator, jelas bukan negara yang ideal jika massa besar yang terpinggirkan berunjuk rasa di jalan-jalan. Keangkuhan dari pakar-pakar ekonomi dan komitmen mereka pada kebijakan ekonomi gaya Amerika merupakan kemewahan yang tak dapat lagi ditoleransi Indonesia. Praktek-praktek perilaku yang diajarkan paham ekonomi yang demikian, dan upaya mempertahankannya berdasarkan pemahaman yang tidak lengkap dari perekonomian, hukum, dan sejarah bangsa Amerika, mengakibatkan terjadinya praktek-praktek yang keliru secara intelektual yang harus dibayar mahal oleh Indonesia. Komitmen pada model-model ekonomi Abstrak dan kepalsuan pengetahuan tentang proses pembangunan, mengancam secara serius keutuhan bangsa dan keserasian politik bangsa Indonesia yang lokasinya terpencar luas di pulau-pulau yang menjadi rawan karena sejarah, demografi, dominasi dan campur tangan asing, dan ancaman globalisasi yang garang. Kami khawatir Indonesia telah menukar penjajahan fisik dan politik selama 3� abad, dengan 3� dekade �imperialisme intelektual�. Sungguh sulit membayang*kan kerugian yang lebih besar lagi.
Gerakan Anti Globalisasi

Dalam 13 tahun terakhir sejak �Washington Concensus" [2] (1989) mengkoyak-koyak perekonomian negara-negara berkembang dari mulai Amerika Latin, bekas Uni Soviet, dan negara-negara Asia Timur, di mana-mana muncul gerakan untuk melawannya, yang disebut gerakan anti-globalisasi. Gerakan ini mengadakan unjukrasa (demonstrasi) menentang pertemuan-pertemuan WTO, IMF, dan Bank Dunia, mulai dari Seattle (1999), Praha (2000), sampai di Genoa Italia (2001). Dan berbagai LSM tingkat dunia (NGO) menerbitkan buku-buku yang menganalisis secara ilmiah. Terakhir terbit buku Joseph Stiglitz, Globalization and Its Discontents (Norton, 2002) yang diresensi di mana-mana karena Stiglitz kebetulan adalah penerima hadiah Nobel Ilmu Ekonomi 2001 dan justru pernah menjadi Wakil Presiden Senior Bank Dunia (1997-2000).

Washington Consencus adalah judul sebuah �kesepakatan� antara IMF, Bank Dunia, dan Departemen Keuangan Amerika Serikat yang tercapai di Washington DC berupa resep mengatasi masalah ekonomi negara-negara Amerika Latin yang dirumuskan oleh John Williamson sekitar tahun 1989 yaitu 10 kebijakan/strategi: (1) fiscal discipline, (2) A redirection of public expenditure priorities towards fields with high economic returns and the potential to improve income distribution, such as primary health care, primary education, and infrastructure, (3) Tax reform (to lower marginal tax rates and broaden the tax base), (4) Interest rate liberalization, (5) A competitive exchange rate, (6) Trade liberalization, (7) Liberalization of FDI inflows, (8) Privatization, (9) Deregulation (in the sense of abolishing barriers to entry and exit), dan (10) Secure property rights.

Dari segi teori, perlawanan terhadap �imperialisme intelektual� ilmu ekonomi Neoklasik sudah lebih lama meskipun juga menjadi lebih relevan dan legitimate (syah) sejak �Washington Consensus�. Selanjutnya Paul Ormerod (The Death of Economics, 1992) menya*takan ilmu ekonomi Neoklasik ortodoks harus dianggap sudah mati, dan Steve Keen �mene*lanjanginya� dalam Debunking Economics (2001).

Di Indonesia perlawanan terhadap teori ekonomi Neoklasik dimulai tahun 1979 dalam bentuk konsep Ekonomi Pancasila, tetapi karena pemerintah Orde Baru yang di*dukung para teknokrat (ekonomi) dan militer begitu kuat, maka konsep Ekonomi Pancasila yang dituduh berbau komunis lalu dengan mudah dijadikan musuh pemerintah, dan ma*syarakat seperti biasa mengikuti �arahan� pemerintah agar konsep Ekonomi Pancasila ditolak. Namun reformasi 1997-98 menyadarkan bangsa Indonesia bahwa para*digma ekonomi selama Orde Baru memang keliru karena tidak bersifat kerakyatan, dan jelas-jelas berpihak pada kepentingan konglomerat yang bersekongkol dengan pemerintah. Maka munculah gerakan ekonomi kerakyatan yang sebenarnya tidak lain dari sub-sistem Ekonomi Pancasila, tetapi karena kata Pancasila telah banyak disalahgunakan Orde Baru, orang cenderung Alergi dan menghindarinya. Jika Ekonomi Pancasila mencakup 5 sila (bermoral, manusiawi, nasionalis, demokratis, dan berkeadilan sosial), maka ekonomi kerak*yatan me*nekankan pada sila ke-4 saja yang memang telah paling banyak dilanggar selama periode Orde Baru.

UGM telah memutuskan membuka Pusat Studi Ekonomi Pancasila (PUSTEP) untuk meng*hidupkan kembali tekadnya mengembangkan sistem Ekonomi Panca*sila yang berawal pada tahun 1981 ketika Fakultas Ekonomi UGM mencuatkan dan menggerakkan pemikiran-pemikiran mendasar tentang moral dan sistem ekonomi Indonesia. Pendirian Pusat Studi Ekonomi Pancasila dimaksudkan untuk benar-benar mengkaji dasar-dasar moral, ilmu, dan sistem ekonomi yang sesuai dengan ideologi Pancasila, karena UGM sudah lama dikenal sebagai pengembang gagasan Pancasila dan sudah memiliki Pusat Studi Pancasila.
Sistem Ekonomi Kerakyatan dan Pemberdayaan Ekonomi Rakyat

Sistem Ekonomi Kerakyatan adalah Sistem Ekonomi Nasional Indonesia yang berasas kekeluargaan, berkedaulatan rakyat, bermoral Pancasila, dan menunjukkan pemihakan sungguh-sungguh pada ekonomi rakyat. Pemihakan dan perlindungan ditujukan pada ekonomi rakyat yang sejak zaman penjajahan sampai 57 tahun Indonesia merdeka selalu terpinggirkan. Syarat mutlak berjalannya sistem ekonomi nasional yang berkeadilan sosial adalah berdaulat di bidang politik, mandiri di bidang ekonomi, dan berkepribadian di bidang budaya.

TEKNOLOGI INFORMASI DI ERA GLOBALISASI

Di  era globalisasi, teknologi informasi berperan sangat penting. Dengan menguasai teknologi dan informasi, kita memiliki modal yang cukup untuk menjadi pemenang dalam persaingan global. Di era globalisasi, tidak menguasai teknologi informasi identik dengan buta huruf. Teknologi Informasi (TI) dan multimedia telah memungkinkan diwujudkannya pembelajaran yang efektif dan menyenangkan, yang melibatkan siswa secara aktif. Kemampuan TI dan multimedia dalam menyampaikan pesan dinilai sangat besar. Dalam bidang pendidikan, TI dan multimedia telah mengubah paradigma penyampaian materi pelajaran kepada peserta didik. Computer Assisted Instruction (CAI) bukan saja dapat membantu guru dalam mengajar, melainkan sudah dapat bersifat stand alone dalam memfasilitasi proses belajar. Penekanan penting akan memaksimumkan sumber daya manusia di semua sektor, berarti kita akan membutuhkan sistem komunikasi yang sangat efektif. Apabila kita merespons pada kebutuhan fokus awal seharusnya lebih berdasarkan penerimaan informasi daripada penyebaran informasi. Hal ini hampir memutarbalikan peran jika dibandingkan dengan peran komunikasi administrasi pendidikan yang dulu. Perbedaan utama antara negara maju dan negara berkembang adalah kemampuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kemajuan yang pesat di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi di negara-negara maju karma didukung oleh sistem informasi yang mapan. Sebaliknya, sistem informasi yang lemah di negara-negara berkembang mengakibatkan keterbelakangan dalam penguasaan.ilmu pengetahuan.dani teknologi. Jadi jelaslah bahwa maju atau tidaknya suatu negara sangat di tentukan oleh penguasaan teirhadap informasi, karena informasi merupakan modal utama dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan.teknologi yang menjadi senjata pokok untuk membangun negara. Sehingga apabila satu negara ingin maju dan tetap eksis dalam persaingan global, maka negara tersebut harus menguasai informasi. Di era globalisasi dan informasi ini penguasaan terhadap informasi tidak cukup harnya sekedar menguasai, diperlukan kecepatan dan ketepatan. Sebab hampir tidak ada guna menguasai informasi yang telah usang, padahal perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat mengakibatkan usia informasi menjadi sangat pendek, dengan kata lain, informasi lama akan diabaikan dengan adanya informasi yang lebih baru. Masukan (input) dan kontribusi langsung dari para pemegang peran (stakeholders) yang lain; siswa, orang tua dan anggota masyarakat juga memberikan informasi yang sangat membantu dan meningkatkan dukungan masyarakat bagi pengembangan sekolah. Jika obyektifitas utamanya adalah memaksimalkan pendidikan sumber daya manusia maka hal itu telah meningkatkan hubungan komunikasi kita dengan seluruh sektor lingkungan pendidikan dan para pemegang peran (stakeholders). Lagipula kunci utama untuk meningkatkan komunikasi harus terfokus pada saling berbagi komunikasi terbuka dan meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan dukungkan dari segala bidang. Kehidupan kita sekarang perlahan lahan mulai berubah dari dulunya era industri berubah menjadi era informasi di balik pengaruh majunya era globalisasi dan informatikamenjadikan computer, internet dan pesatnya perkembangan teknologi informasi sebagai bagian utama yang harus ada atau tidak boleh kekurangan dikehidupan kita. Aktifitas network globalisasi ekonomi yang disebabkan oleh kemajuan dari teknologi informasi bukan hanya mengubah pola produktivitas ekonomi tetapi juga meningkatkan tingkat produktivitas；dan pada saat bersamaan juga menyebabkan perubahan structural dalam kehidupan politik, kebudayaan, kehidupan sosial masyarakat dan juga konsep waktu dalam dalam berbagai lapisan masyarakat. Tanggung jawab sekolah dalam memasuki era globalisasi baru ini yaitu harus menyiapkan siswa untuk menghadapi semua tantangan yang berubah sangat cepat dalam masyarakat kita. Kemampuan untuk berbicara bahasa asing dan kemahiran komputer adalah dua kriteria yang biasa diminta masyarakat untuk memasuki era globalisasi baik di Indonesia maupun di seluruh dunia. Maka dengan adanya komputer yang telah merambah di segala bidang kehidupan manusia hal itu membutuhkan tanggung jawab sangat tinggi bagi sistem pendidikan kita untuk mengembangkan kemampuan berbahasa siswa dan kemahiran komputer.

MENGHINDARI TUMPUKAN ARSIP :)

Menghindari Bertumpuknya Arsip
Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat , menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.
Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang arsip, akan lebih baik jika kita terlebih dahulu mengetahui apa itu arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).
Pengertian arsip juga berdasarkan kepada penciptanya apakah instansi pemerintah, swasta, atau perorangan yang bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara, serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas.
Dari pengertian di atas arsip itu dapat berbentuk kertas (surat-surat, dokumen-dokumen) ataupun non kertas (gambar, video) yang dipergunakan untuk pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan pelaksanaan tugas baik dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Mengingat betapa pentingnya arsip, maka untuk menghindari permasalahan-permasalahan seperti yang telah dipaparkan di atas, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya :
Memahami arsip
Dari penjelasan di atas tentang arsip, maka naskah-naskah dalam bentuk kertas maupun non-kertas yang dikirim maupun yang diterima adalah arsip. Jika demikian apakah berarti semua surat yang kita terima atau kita kirim itu harus kita kategorikan sebagai arsip, dan harus kita simpan? Bila kita menyimpan seluruh dokumen tersebut, maka lama-lama meja dan tempat disekitar kita akan penuh dengan tumpukan kertas, dan setelahnya kita akan bingung mau diapakan berkas-berkas tersebut.

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;

Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.

Memilah dan Menyimpan Arsip

Bertumpuknya berkas di meja dan sekitarnya menimbulkan pemandangan yang tidak enak dan tentunya kalau dibiarkan akan merepotkan, mau diapakan tumpukan tersebut. Untuk menghindari hal itu, sebelum menjadi tumpukan-tumpukan hendaknya diadakan pemilahan dan penyimpanan arsip yang harus kita perlakukan sesuai dengan prinsip kearsipan yaitu cepat ditemukan kembali bila diperlukan.

Dalam kearsipan dikenal tiga fase yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan atau penyerahan jika sudah tidak diperlukan lagi.

Seperti telah disinggung diatas bahwa kegunaan arsip dibedakan dengan arsip aktif dan inaktif. Untuk menghindari bertumpuknya berkas kita harus memperhatikan kegunaan arsip tersebut dengan cara mengidentifikasikan arsip apakah arsip tersebut masih aktif digunakan sebagai bahan kerja atau sudah masuk menjadi inaktif. Jika masuk kategori aktif hendaknya berkas tersebut diletakkan/disimpan dekat dengan meja atau wilayah kerja kita untuk memudahkan penggunaannya. Tentunya penyimpanan berdasarkan sistem kearsipan, diantaranya dapat berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, maka dari itu arsip aktif tersebut harus selalu tersedia pada saat diperlukan.

Arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, jika dibiarkan terus, tempat kerja kita akan dipenuhi dengan tumpukan arsip, sehingga aktivitas kerja kita menjadi terganggu. Arsip yang banyak memenuhi meja dan sekitarnya itu kebanyakan adalah arsip inaktif yang masih disimpan di ruangan kerja. Volume arsip terbesar dari suatu organisasi adalah arsip inaktif. Arsip yang telah masuk menjadi kategori inaktif atau volume pemakaian berkurang, jarang, atau bahkan sudah tidak dipergunakan, penyimpanannya harus segera dipisahkan/diserahkan ke unit kearsipan (central arsip) organisasi atau dapat pula dimusnahkan tentunya dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Akan lebih baik lagi jika suatu organisasi telah memiliki jadwal retensi arsip. Dengan jadwal retensi arsip umur suatu arsip yang inaktif telah ditentukan dan memuat keterangan arsip tersebut akan diapakan dan dikemanakan setelahnya.

Dengan demikian jika kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan disekitar raungan kerja yang menimbulkan ketidaknyamanan dalam bekerja. Tentunya bukan hal yang mudah untuk melaksanakannya, semua kembali kepada keinginan niat kita untuk mengadakan perbaikan dan perubahan. Berdasarkan pengalaman, jika kita membiarkan arsip menumpuk sekali saja, maka arsip tersebut akan menjadi tumpukan-tumpukan yang akan memenuhi meja dan ruang kerja, dan akan menimbulkan rasa malas untuk menanganinya. Tumpukan arsip akan bercampur antara yang aktif dengan yang inaktif, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.