Sekretaris

Dari Wikipedia, ensiklopedia bebas

Artikel ini adalah tentang pendudukan. Untuk kegunaan lain, lihat Sekretaris (disambiguasi) .

Seorang sekretaris, atau asisten administrasi, adalah orang yang bekerja terdiri dari manajemen pendukung, termasuk eksekutif, menggunakan berbagai keterampilan manajemen proyek, komunikasi & organisasi. Fungsi-fungsi ini dapat sepenuhnya dilakukan untuk membantu satu karyawan lainnya atau mungkin untuk manfaat lebih dari satu. Dalam situasi lain sekretaris adalah seorang perwira dari sebuah masyarakat atau organisasi yang berhubungan dengan korespondensi, mengakui anggota baru dan mengatur pertemuan dan acara resmi.

Rose Mary Woods , Richard Nixon 'sekretaris

Seorang sekretaris memiliki banyak tugas-tugas administratif. Secara tradisional, tugas ini sebagian besar terkait dengan korespondensi, seperti file mengetik surat, menjaga dokumen kertas, dll Munculnya pengolah kata telah secara signifikan mengurangi waktu yang tugas-tugas tersebut memerlukan, dengan hasil bahwa tugas-tugas baru telah datang di bawah lingkup sekretaris. Ini mungkin termasuk mengelola anggaran dan melakukan pembukuan, memelihara website, dan membuat pengaturan perjalanan. Sekretaris mungkin mengatur semua rincian administrasi menjalankan sebuah konferensi tingkat tinggi atau mengatur katering untuk pertemuan makan siang khas. Seringkali eksekutif akan meminta asisten mereka untuk mengambil menit pada pertemuan dan menyiapkan dokumen pertemuan untuk meninjau.

Isi  [hide]  1 Etimologi 2 Negara Asal 3 modern perkembangan 4 Kontemporer kerja 5 Pelatihan menurut negara 5.1 Belgia 5.2 Amerika Serikat 6 Eksekutif asisten 7 Lihat juga 8 Referensi 9 Pranala luar

[ Etimologi

Istilah ini berasal dari kata Latin secernere, "untuk membedakan" atau "untuk mengatur terpisah," bentuk partisip makna (secretum) pasif "telah ditetapkan," dengan konotasi akhirnya sesuatu yang pribadi atau rahasia, seperti kata Inggris rahasia. Seorang sekretaris adalah orang yang, oleh karena itu, mengawasi bisnis rahasia, biasanya untuk individu yang kuat (seorang raja, paus, dll). Sebagai tugas-tugas seorang sekretaris modern sering masih termasuk penanganan informasi rahasia, arti harfiah dari gelar mereka masih berlaku.

[ Asal

Sejak Renaissance sampai akhir abad 19, pria yang terlibat dalam korespondensi sehari-hari dan aktivitas para pahlawan itu diasumsikan judul sekretaris.

Dengan waktu, seperti banyak judul, istilah ini diterapkan untuk fungsi lebih banyak dan bervariasi, yang menyebabkan senyawa judul untuk menentukan berbagai sekretaris bekerja lebih baik, seperti sekretaris jenderal , sekretaris keuangan atau Sekretaris negara . Hanya "sekretaris" tetap digunakan baik sebagai singkatan ketika jelas dalam konteks atau untuk posisi yang relatif sederhana seperti asisten administrasi dari petugas (s) bertanggung jawab, baik secara individu atau sebagai anggota sekretariat. Sebagai posting kurang berpengaruh seperti menjadi lebih feminin dan umum dengan perkalian birokrasi di sektor publik dan swasta, kata-kata baru juga diciptakan untuk menggambarkan mereka, seperti asisten pribadi .

[ Perkembangan modern

Pada tahun 1870 Sir Isaac Pitman mendirikan sebuah sekolah di mana siswa dapat memenuhi syarat sebagai penulis singkatan untuk "orang-orang profesional dan komersial." Awalnya, sekolah ini hanya untuk siswa laki-laki.

Pada tahun 1880-an, dengan penemuan mesin tik , lebih banyak perempuan mulai memasuki lapangan, dan sejak Perang Dunia I , peran sekretaris telah terutama terkait dengan wanita. Pada tahun 1930-an, laki-laki lebih sedikit memasuki bidang sekretaris.

Dalam upaya untuk meningkatkan profesionalisme di antara Amerika Serikat sekretaris, para Sekretaris Asosiasi Nasional diciptakan pada tahun 1942. Hari ini, organisasi ini dikenal sebagai Asosiasi Internasional Administrasi Professionals (IAAP) Organisasi dikembangkan pertama tes standar untuk pekerja kantor yang disebut Certified Professional Sekretaris Pemeriksaan (CPS). Ini pertama kali diberikan pada tahun 1951.

Pada tahun 1952, Maria Barrett, presiden dari Asosiasi Nasional Sekretaris, C. Raja Woodbridge, presiden Dictaphone Corporation, dan Amerika pengusaha Harry F. Klemfuss dibuat khusus Hari Sekretaris liburan, untuk mengenali kerja keras staf di kantor. Liburan tertangkap, dan selama minggu keempat bulan April sekarang dirayakan di kantor-kantor di seluruh dunia. Ini telah diubah namanya menjadi " Pekan Profesional Administrasi adalah "untuk menyoroti tanggung jawab peningkatan hari ini sekretaris dan pekerja administrasi lainnya, dan untuk menghindari rasa malu kepada mereka yang percaya bahwa" sekretaris "hanya merujuk pada perempuan atau pekerja tidak terampil.

[ kerja Kontemporer

Dalam bisnis banyak deskripsi pekerjaan tumpang tindih. Namun, sementara asisten administratif adalah istilah umum, tidak selalu menyiratkan secara langsung bekerja untuk seorang atasan, seorang sekretaris biasanya asisten pribadi untuk seorang manajer atau eksekutif. Judul lain yang menggambarkan pekerjaan atau tumpang tindih serupa dengan orang sekretaris tradisional kantor koordinator, asisten eksekutif, manajer kantor dan administrasi yang profesional.

• Pada tingkat paling dasar (Grade / Band 1 atau 2) seorang sekretaris biasanya merupakan pengetik audio yang dengan sejumlah kecil peran administratif. Perintah yang baik dari bahasa kantor yang berlaku dan kemampuan untuk jenis adalah penting. Pada nilai yang lebih tinggi dan dengan pengalaman lebih mereka mulai untuk mengambil peran tambahan dan menghabiskan lebih banyak waktu mereka mempertahankan file fisik dan elektronik, berurusan dengan pos, fotokopi, email klien, memesan alat tulis dan menjawab telepon. ^[1]

• Seorang asisten eksekutif yang lebih terampil (Grade / Band 4-6) mungkin diperlukan untuk mengetik dengan kecepatan tinggi menggunakan bahasa teknis atau asing, mengatur buku harian, perjalanan dan pertemuan dan melaksanakan tugas-tugas administratif yang mungkin termasuk akuntansi . Seorang asisten sekretaris / eksekutif juga bisa mengontrol akses ke manajer, sehingga menjadi seorang pembantu yang berpengaruh dan terpercaya. Asisten eksekutif tersedia untuk kontak selama jam off dengan metode komunikasi elektronik baru untuk konsultasi. Sekretaris khusus pada tingkat yang lebih tinggi juga termasuk Sekretaris Medis dan Hukum / Asisten Pribadi.

• Perbedaan terbesar antara seorang sekretaris umum dan terampil asisten eksekutif adalah bahwa asisten eksekutif diperlukan untuk dapat berinteraksi secara menyeluruh dengan masyarakat umum, vendor, pelanggan, dan setiap orang atau kelompok lain bahwa eksekutif bertanggung jawab untuk berinteraksi dengan. Sebagai tingkat eksekutif yang berinteraksi dengan demikian juga meningkatkan tingkat keterampilan yang diperlukan dalam asisten eksekutif yang bekerja dengan eksekutif. Mereka asisten eksekutif yang bekerja dengan pejabat perusahaan harus mampu meniru gaya, filosofi perusahaan, dan persona perusahaan eksekutif tempat mereka bekerja. Di tempat kerja modern kemajuan asisten eksekutif adalah kodependen pada keberhasilan dari eksekutif dan kemampuan kedua untuk membuat kinerja kerja tim mulus sedangkan tempat pekerjaan evaluasi reflektif dari masing-masing sekretaris eksekutif kinerja lain untuk saat ini.